Trong kinh doanh quốc tế, tốc độ chính là yếu tố vàng. Một tiềm năng khách hàng từ bên kia địa cầu có thể gửi yêu cầu báo giá (Yêu cầu) trong nửa đêm ở Việt Nam. Nếu họ phải đợi hàng giờ để nhận được phản hồi, rất có thể họ đã chuyển sang làm việc với một đối thủ chân nhanh hơn. Đây chính là lúc tính năng auto reply Alibaba trở thành “vũ khí” bí mật, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ cơ hội. Bài viết này sẽ là một hướng dẫn chi tiết từ A – Z, chỉ cho bạn cách thiết lập auto reply Alibaba một cách chuyên nghiệp, giúp quản lý tin nhắn hiệu quả và ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng ngay từ tương tác đầu tiên.
Tại sao auto reply Alibaba
Nhiều nhà bán hàng thường xem nhẹ nhàng tính năng này, cho rằng nó chỉ là một tin nhắn tự động vô tri. Tuy nhiên, khi được thiết lập một cách thông minh, auto reply mang lại những lợi ích vô cùng lớn:
- Tạo báo tượng chuyên nghiệp thì: Thầy vì sự im lặng, khách hàng nhận được phản hồi ngay lập tức, cho thấy bạn là một doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp và luôn sẵn sàng phục vụ.
- Trả lời kỳ vọng của khách hàng: Một tin nhắn trả lời tự động tốt sẽ cho khách hàng biết rằng bạn đã nhận được yêu cầu của họ và sẽ sớm phản hồi. Điều này giúp họ chờ đợi vì đi tìm nhà cung cấp khác.
- Hỗ trợ bạn làm việc 24/7, không bỏ lỡ khách hàng: Khách hàng đến từ nhiều múi giờ khác nhau. Tự động trả lời đảm bảo mọi khách hàng, dù liên hệ vào bất kỳ thời điểm nào, đều được chào đón.
- Cung cấp thông tin và sẵn sàng lọc cho khách hàng: Bạn có thể tích hợp danh mục hoặc các câu hỏi thường gặp trong tin nhắn tự động, giúp cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng trong thời gian chờ đợi và giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ.
Auto reply Alibaba: Chuyên nghiệp, phản hồi 24/7, giữ khách, cung cấp thông tin
Hướng dẫn cài đặt Auto Reply Alibaba từng bước
Dưới đây là quy trình chi tiết giúp bạn làm chủ tính năng mạnh mẽ này.
Bước 1: Truy cập vào trung tâm cài đặt tin nhắn
Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào tài khoản Alibaba của bạn và thực hiện các bước điều chỉnh sau:
- Từ trang quản trị, truy cập vào My Alibaba.
- Tìm và chọn mục Communication (Giao tiếp).
- Nhấn vào Tin nhắn (Tin nhắn).
- Trong giao diện tin nhắn, tìm mục Reception Setting (Cài đặt Tiếp nhận) ở cột bên trái và chọn Smart Reply Setting (Cài đặt Trả lời Thông tin minh).
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy giao diện chính để thiết lập mọi thứ, bao gồm: Tin nhắn Chào mừng (Tin nhắn chào mừng), Câu hỏi Thường gặp (FAQ), và Câu hỏi Cài sẵn (Câu hỏi đặt trước).
Cài đặt trả lời tự động Alibaba: Vào Giao tiếp, chọn Cài đặt trả lời thông tin minh để thiết lập
Bước 2: Thiết lập thời gian hoạt động cho Auto Reply
Bạn có muốn tin nhắn tự động được gửi 24/7 hay chỉ khi bạn “ngoại tuyến”? Alibaba cho phép bạn tùy chỉnh điều này.
- Trong Mục Tùy chọn (Tùy chọn), bạn có thể chọn “Luôn sử dụng trả lời tự động” (Luôn sử dụng trả lời tự động) hoặc chỉ bật khi công việc của bạn không hoạt động.
- Bạn có thể thiết lập công cụ thời gian làm việc cho các ngày trong tuần và cuối tuần. Ví dụ: bạn có thể cài đặt auto reply chỉ hoạt động ngoài giờ hành chính (từ 17:00 hôm nay trước 8:00 sáng hôm sau) và cả ngày cuối tuần.
Lưu ý quan trọng: Hãy nhớ nhấn Lưu (Lưu) sau khi thiết lập xong thời gian.
Bước 3: Soạn thảo Tin nhắn Chào mừng (Welcome Message)
Đây là tin nhắn đầu tiên khách hàng nhận được sau khi họ gửi yêu cầu. Nó cần phải rút gọn, thân thiện và chuyên nghiệp.
Một kết quả cấu hình sẽ bao gồm :
- Lời chào thân thiện.
- Xác nhận đã nhận được yêu cầu của họ.
- Cam kết sẽ phản hồi sớm nhất có thể.
Đính kèm tệp: Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích. Bạn có thể nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) để đính kèm các tài liệu quan trọng như danh mục sản phẩm, hồ sơ năng lực công ty hoặc các bằng chứng chất lượng. Điều này giúp cung cấp thông tin giá trị cho khách hàng ngay lập tức.
Bước 4: Xây dựng bộ câu hỏi Thường gặp (FAQ)
Câu hỏi thường gặp giúp bạn trả lời trước những câu hỏi phổ biến nhất mà khách hàng thường quan tâm, giúp tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Cách thiết lập: Bạn có thể chỉnh sửa các câu hỏi có sẵn hoặc nhấn Thêm Câu hỏi thường gặp Tùy chỉnh (Thêm Câu hỏi thường gặp tùy chỉnh) để tạo câu hỏi mới.
Các câu hỏi nên sử dụng trong mục này:
- “Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) của bạn là bao nhiêu?” (Số lượng đặt hàng tối thiểu của bạn là bao nhiêu?)
- “Bạn có thể cung cấp mẫu không?” (Bạn có cung cấp mẫu thử không?)
- “Điều khoản thanh toán của bạn là gì?” (Điều khoản thanh toán của bạn là gì?)
- “Bạn có những chứng chỉ gì?” (Bạn có những bằng chứng nào?)
Câu trả lời tốt nhất: Với mỗi câu trả lời, ngoài việc viết chữ, bạn cũng có thể đính kèm các tệp liên quan. Ví dụ: với câu hỏi về bằng chứng được nhận, vui lòng đính kèm ngay tệp quét của các bằng chứng đó.
Bước 5: Tạo Catalog điện tử (Flipbook)
Để làm phần đính kèm trong Thư chào mừng và Câu hỏi thường gặp nên chuyên nghiệp hơn, bạn nên tạo một Catalog điện tử.
Cách tạo Flipbook: Trong phần Câu hỏi thường gặp cài đặt, bạn sẽ tìm thấy mục Tạo Flipbook (Tạo Danh mục).
Cấu hình một tiêu chuẩn Catalog:
- Trang bìa (Cover): Tải lên logo và một hình ảnh bìa ấn tượng, liên quan đến ngành hàng của bạn.
- Hồ sơ công ty ( Hồ sơ công ty): Giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, thế mạnh, hình ảnh/video nhà xưởng.
- Chứng nhận (Chứng chỉ): Trình bày các chứng chỉ chất lượng mà bạn có.
- Các trang sản phẩm (Trang sản phẩm): Thêm các sản phẩm chủ lực. Thông tin sẽ được tự động lấy từ các sản phẩm bạn đã đăng.
- Trang kết thúc (Trang kết thúc): Cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của bạn.
Bước 6: Cài đặt Câu hỏi Cài sẵn (Câu hỏi cài sẵn)
Đây là một công cụ nâng cao giúp bạn chủ động khai thác thông tin từ người mua. Bạn có thể tạo các câu hỏi để người mua trả lời, giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ trước cả khi bạn bắt đầu câu chuyện.
Một số câu hỏi mẫu bạn có thể tham khảo:
- Nhập văn bản (Nhập văn bản): Ví dụ: “Bạn có thể vui lòng nêu rõ số lượng yêu cầu của mình không?” (Xin vui lòng cho biết số lượng bạn cần?).
- Trắc nghiệm (Trắc nghiệm): Ví dụ: “Bạn thích màu nào?” (Bạn quan tâm đến màu nào?), với các loại lựa chọn: Đỏ, Xanh, Vàng.
Lợi ích của tính năng: Tính năng này giúp bạn sẵn sàng lọc và phân loại khách hàng Alibaba ngay từ bước đầu tiên, từ đó chuẩn bị tốt hơn khi phản hồi.
Việc cài đặt auto reply Alibaba không đơn giản là một thao tác kỹ thuật. Khi được thực hiện một cách chiến lược, nó sẽ trở thành một trợ lý ảo thông minh, giúp bạn quản lý kết quả tin nhắn hiệu quả , duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và quan trọng nhất là không bao giờ bỏ lỡ một cơ hội kinh doanh nào. Đây là một bước đi nhỏ nhưng mang lại hoạt động lớn, góp phần xây dựng quy trình bán hàng trên thị trường quốc tế.
Con đường chính phục vụ trường toàn cầu chưa bao giờ dễ dàng, nó Đòi hỏi sự tối ưu trong từng chi tiết. NBT Trading hiểu rằng, công việc phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp chính là nền tảng của mọi mối quan hệ kinh doanh thành công. Với vai trò là một đối tác tư vấn, chúng tôi không chỉ giúp bạn xây dựng gian hàng mà còn đồng hành cùng bạn trong việc thiết lập các quy trình vận hành thông tin như cách thiết lập tự động trả lời , đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn ở trạng thái sẵn sàng cao nhất để nhận và chuyển đổi mọi cơ hội.
Thông tin liên hệ:
- Đường dây nóng: 0984.534.028
- Email: Contact@nbtholding.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Nguyenbaotintrading
- Trụ sở: Tầng 1, Tòa nhà Fafim A, Số 19 Nguyễn Trãi, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Tp. Hà Nội, Việt Nam.
- Chi nhánh miền Nam: Số 49 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
