Bạn đã dành hàng tuần, thậm chí hàng tháng để sản xuất và hoàn thiện một hàng xuất khẩu. Mọi thứ thông minh như sẵn sàng chia sẻ cho đến khi bạn nhận được thông báo “Người mua đã mở một cuộc tranh chấp”. Đây là một trong những cuộc thảo luận Căng thẳng nhất đối với bất kỳ nhà bán hàng nào trên Alibaba.
Việc xử lý tranh chấp đơn hàng Alibaba không thể dẫn đến mất tiền, tổng thiệt hại đến uy tín và chỉ số Xếp hạng sao của gian hàng. Bài viết này được viết riêng cho các nhà bán hàng, cung cấp quy trình từng bước và kinh nghiệm thực tế giúp bạn bình tĩnh điều hướng và bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình.
Khoảng thời gian trước khi nó xảy ra
Cách tốt nhất để chiến thắng trong một nhiệm vụ tranh chấp chính là không bao giờ để nó xảy ra. Một quy trình bán hàng và sản phẩm đóng gói ngay từ đầu sẽ là “tấm rắn” chắc chắn bảo vệ bạn.
1. Minh bạch sản phẩm và dịch vụ cung cấp
Phần lớn các nguồn thu thập tranh chấp được chấp nhận rõ ràng. Hãy chủ động ngăn chặn điều này bằng cách:
- Mô tả chi tiết về sản phẩm: Đừng chỉ đăng những thông tin cơ bản mà hãy mô tả rõ ràng về chất liệu, kỹ thuật, cách đóng gói và tất cả các sản phẩm điểm của bạn có thể khác biệt với hình dung của khách hàng.
- Thống trị nhất mọi qua chat Alibaba: Luôn sử dụng hệ thống tin nhắn TradeManager của Alibaba để trao đổi mọi thông tin quan trọng. Lịch sử cuộc trò chuyện này sẽ bằng chứng không thể cãi nhau nếu có vấn đề phát sinh.
- Có quy định riêng về thời gian giao hàng: Luôn đưa ra một khoảng thời gian giao hàng thực tế, thậm chí chí chí cộng thêm một chút thời gian dự phòng trong các trường hợp bất khả kháng như bên vận chuyển có vấn đề, hàng hóa hóa sai kỹ thuật thuật,…. Giao hàng sớm hơn dự kiến hơn là hẹn giờ.
2. Xây dựng đồng mua bán kỹ năng
Hợp đồng là thành phần quan trọng nhất của đơn hàng. Một hợp đồng chặt chẽ, đầy đủ thông tin chi tiết sẽ là bằng chứng bảo vệ bạn khi có tranh chấp xảy ra.
- Quy định cụ thể tiêu chuẩn chất lượng: Thay vì những thuật ngữ mơ hồ chung như sản phẩm chất lượng tốt,… thì hãy quy định cụ cụ thể tiêu chuẩn, tỷ lệ lỗi cho phép (AQL – Giới hạn chất lượng được chấp nhận) và kiểm tra chất lượng (QC).
- Điều khiển thanh toán rõ ràng: Ghi rõ số tiền đặt thùng bao nhiêu %, thời điểm thanh toán như bất kỳ phần nào còn lại và các từ chứng minh cần thiết.
- Quy trình xử lý thu phí: Thỏa thuận trước về cách xử lý nếu hàng hóa có vấn đề, vận chuyển chậm thì sẽ có các phương án giải quyết như: giảm giá bao nhiêu cho lỗi nhỏ, đổi trả sản phẩm lỗi như thế nào…
Xem thêm: Quy trình xử lý đơn hàng trên Alibaba từ A-Z 2025
3. Quy trình kiểm soát nội dung chất lượng nghiêm trọng
Bằng chứng luôn là khóa trong mọi cuộc tranh chấp. Hãy chủ động lưu lại bằng chứng chỉ quan trọng về chất lượng sản phẩm của bạn khi ra khỏi xưởng là tốt nhất.
- Quay video và chụp ảnh trước khi đóng gói: Luôn quay video và chụp ảnh chi tiết sản phẩm trong và sau khi đã hoàn thiện và kiểm tra lần cuối, ngay trước khi cho vào thùng. Video này phải xác định sản phẩm không có lỗi, hoạt động tốt và đúng với mô tả.
- Lưu hồ sơ QC: Lưu lại các biên bản kiểm tra chất lượng nội bộ cho từng lô hàng.
4. Luôn ưu tiên giao dịch qua Trade Assurance
Nhiều người bán nghĩ Trade Assurance chỉ bảo vệ người mua, nhưng thực tế nó cũng bảo vệ cả người bán. Cần đảm bảo rằng người mua đã thực sự chuyển tiền và cung cấp một quy trình xử lý tranh chấp đơn hàng Alibaba có cấu trúc, minh bạch, giúp bạn tránh được các tài khoản hao vô căn cứ hoặc các hành vi lừa đảo.
Quy trình 4 bước xử lý tranh chấp đơn hàng Alibaba
Khi một cuộc thảo luận đã được mở ra, hãy thở sâu và thực hiện các bước sau một cách bình tĩnh.
Bước 1: Bình tĩnh và phân tích năng lượng của người mua
Trong bán hàng thì việc tìm những khách hàng khó tính là điều không lạ lạ ra, tuy nhiên việc giải quyết như thế nào mới là quan trọng. Nếu bạn mất bình tĩnh thì chi càng đẩy việc nặng hơn mà thôi. Vì vậy, giữ bình tĩnh là việc quan trọng nhất, sau đó sẽ từ phân tích việc tại sao khách hàng thiếu hồn.
- Lý do khách hàng tải có thể kể đến như : hàng yêu cầu không đúng, vận động chậm, hoặc xảy ra lỗi,…
- Bằng chứng họ đưa ra là : Hình ảnh hoặc video
- Họ muốn giải quyết như thế nào: Hoàn tiền bao nhiêu, đổi trả? Sau đó, hãy đối chiếu yêu cầu của họ với đồng ký hiệu và bằng chứng (video, hình ảnh QC) mà bạn đã lưu lại.
Bước 2: Phản hồi và đưa ra hướng giải quyết chuyên nghiệp
Luôn phản hồi yêu cầu tranh chấp trong thời gian quy định của Alibaba.
- Nếu người mua đúng: Nếu bạn nhận được giải thưởng của họ là hợp lý (ví dụ: sản phẩm có lỗi nhỏ), hãy chủ sản phẩm sản xuất một giải pháp công bằng như giảm giá một phần hoặc gửi bù sản phẩm trong đơn hàng tiếp theo. Điều này cho thấy sự lành mạnh và có thể giúp bạn giữ được khách hàng.
- Nếu người mua sai: Nếu giải nén của họ không có cơ sở, hãy phản hồi một cách lịch sự nhưng cương quyết. Trình bày lại các điều khoản trong đồng hợp nhất và gửi bằng chứng phản hồi của bạn (ví dụ: video QC trước khi giao hàng) để chứng minh rằng bạn đã làm đúng.
Xem thêm: Chỉ số Star Rating Alibaba là gì? Hướng dẫn tối ưu chỉ số này
Bước 3: Cung cấp bằng chứng thuyết phục cho Alibaba
Khi quá trình thất bại xảy ra và phải nhờ đến Alibaba phải cẩn thận, đây là lúc bạn cần xử lý các bằng chứng của mình.
- Hợp đồng mua bán đã được ký kết.
- Lịch sử trò chuyện cho thấy sự đồng ý về sản phẩm.
- Video/hình ảnh QC chứng minh tình trạng hoàn hảo của sản phẩm trước khi rời xưởng.
- Các chứng từ vận chuyển (Vận đơn – B/L) chứng minh bạn đã giao hàng đúng hẹn.
Vui lòng trình bày các bằng chứng bằng một cách logic và rõ ràng để xử lý đội ngũ của Alibaba một cách dễ dàng bắt được.
Bước 4: Chấp nhận quyết định và rút kinh nghiệm
Khi Alibaba đưa ra quyết định cuối cùng, nó sẽ có tính chất giải phóng. Dù kết quả thế nào, hãy xem đây là một bài học kinh nghiệm. Hãy tự hỏi: “Tại sao tranh chấp điều này lại xảy ra? Mình có thể cải thiện điều gì trong quá trình của mình để ngăn chặn nó trong tương lai không?”.
Xử lý tranh chấp đơn hàng Alibaba là một phần không thể tránh khỏi khi bạn tham gia thị trường buôn bán đặc sản trên nền tảng trực tuyến như Alibaba. Tuy nhiên, vì xem nó thất bại nên hãy coi đó như những bài học quý giá. Một quy trình xử lý chuyên nghiệp chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn bảo vệ bản quyền mà còn có thể tạo ra uy tín và nguy hiểm từ phía doanh nghiệp của bạn khi đến với khách hàng.
Quan trọng hơn cả, chiến lược tốt nhất vẫn là phòng chứa bằng cách xây dựng một quy trình làm việc minh bạch, chặt chẽ và luôn đặt chất lượng lên hàng đầu, bạn sẽ giảm thiểu tối đa các tranh chấp, xây dựng vững chắc cho khách hàng và tạo ra một nền tảng kinh doanh xuất khẩu bền vững.
Thông tin liên hệ:
- Đường dây nóng: 0984.534.028
- Email: Contact@nbtholding.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Nguyenbaotintrading
- Trụ sở: Tầng 1, Tòa nhà Fafim A, Số 19 Nguyễn Trãi, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Tp. Hà Nội, Việt Nam.
- Chi nhánh miền Nam: Số 49 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
