Việc nhận được một Thư hỏi hàng (Yêu cầu) đầu tiên trên Alibaba.com là một khoảnh khắc đầy phấn khích đối với bất kỳ doanh nghiệp Việt Nam nào. Nó mở ra cánh cửa cơ hội tiếp cận thị trường toàn cầu rộng lớn. Tuy nhiên, đây mới chỉ là vạch xuất phát. Con đường biến một yêu cầu tiềm năng thành một đơn hàng thành công và một khách hàng trung thành Yêu cầu một quy trình xử lý đơn hàng Alibaba chuyên nghiệp, bài bản và không một sai sót.
Một sai sót nhỏ trong khâu báo giá, một chậm chậm trong khâu sản xuất sản phẩm hay một thiếu sót trong bộ chứng từ đều có thể khiến bạn mất đi khách hàng, nhận phản hồi tiêu cực và thậm chí phản đối nguy hiểm với rủi ro tài chính. Vì vậy, làm thế nào để xây dựng một quy trình xuất khẩu chuẩn mực Alibaba?
Trong bài viết này, với kinh nghiệm là đối tác ủy quyền chính thức của Alibaba.com tại Việt Nam, NBT sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ AZ, giúp doanh nghiệp bạn tự động xử lý mọi đơn hàng một cách hiệu quả nhất.
1. Tại sao công việc tối ưu quy trình xử lý đơn hàng Alibaba lại quan trọng?
Trước khi đi vào chi tiết các bước xử lý đơn hàng, hãy xác định tầm quan trọng của việc xây dựng một quy trình chuẩn. Đây không chỉ là công việc vận hành mà còn là yếu tố chiến lược quyết định sự thành công của bạn trên sàn B2B lớn nhất thế giới.
- Xây dựng uy tín và lòng tin: Một quy trình xử lý đơn hàng trơn tru, giao thức rõ ràng và thực hiện đúng cam kết sẽ tạo ra cấu hình một nhà cung cấp chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt người mua quốc tế.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi và khách hàng trung thành: Khách hàng có trải nghiệm tốt ở đơn hàng đầu tiên sẽ có xu hướng quay lại và thậm chí giới thiệu doanh nghiệp của bạn cho các đối tác khác.
- Giảm thiểu rủi ro về tài chính và vận hành: Quy trình chuẩn giúp kiểm soát chặt chẽ các gói, từ đồng ý thanh toán, chuẩn bị chứng minh cho vận chuyển, hạn chế tối đa các sai sót có thể gây tổn thất.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh kinh doanh: Khi mọi thứ được chuẩn hóa, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực và tối ưu hóa dòng tiền, từ đó tập trung vào các hoạt động cốt lõi như phát triển sản phẩm và tìm kiếm khách hàng mới.
2. Quy trình 7 bước xử lý đơn hàng Alibaba chuyên nghiệp từ NBT
Dưới đây là quy trình 7 bước đã được đúc NBT và ứng dụng thành công cho hàng trăm doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào quy trình xuất khẩu Alibaba.
Tiếp nhận và phân loại Thư hỏi hàng
Mọi đơn hàng đều bắt đầu từ một yêu cầu. Trên Alibaba, bạn sẽ nhận được yêu cầu qua hai kênh chính: Thư hỏi hàng trực tiếp (Yêu cầu) hoặc từ Chợ yêu cầu báo giá (RFQ Market).
Hành động:
- Kiểm tra hòm thư trong “My Alibaba” và ứng dụng Ali Nhà cung cấp thường xuyên.
- Đặt phản hồi mục tiêu trong một vài thời điểm đầu tiên. Tốc độ phản hồi ban đầu ảnh hưởng lớn đến biểu tượng của người mua.
Phân loại yêu cầu: Không phải mọi yêu cầu đều có chất lượng. Hãy phân loại để có nguồn ưu tiên
- Tiềm năng cao: Yêu cầu chi tiết, rõ ràng về thông số sản phẩm, số lượng, cảm giác, thông tin công ty đầy đủ.
- Cần làm rõ: Chung yêu cầu, thiếu thông tin. Cần chủ động đặt câu hỏi để khai thác thêm.
- Spam/Kém chất lượng: Yêu cầu không liên quan, mờ thông tin, chỉ hỏi giá mà không có nhu cầu thật.
Lời khuyên của chúng tôi: Hãy tạo sẵn các mẫu trả lời email cho từng loại yêu cầu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo chuyên nghiệp. Luôn cá nhân hóa lời chào bằng tên người mua nếu có.
Báo giá và gửi Proforma Invoice (PI) chuyên nghiệp
Sau khi đã xác định được nhu cầu của khách hàng, bước tiếp theo sẽ gửi một báo giá chi tiết và chuyên nghiệp.
Nội dung một bản báo giá chuẩn:
- Thông tin sản phẩm: Tên, mô tả chi tiết, hình ảnh, thông số kỹ thuật.
- Giá: Xác định đơn giá (USD) và tổng giá trị.
- Điều kiện giao hàng (Incoterms): Phổ biến nhất là FOB, CIF, EXW. Cần ghi rõ yêu cầu đi/đến (Ví dụ: FOB Hải Phòng Port).
- Điều khoản thanh toán: Tỷ lệ đặt pô và thanh toán phần còn lại (Ví dụ: 30% tiền gửi T/T, 70% so với bản sao B/L).
- Thời gian sản xuất (Lead time): Dự kiến số ngày cần thiết để sản xuất xong lô hàng.
Thời gian báo giá có hiệu lực (Hiệu lực).
Thông tin ngân hàng của công ty bạn.
Xem thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng Alibaba: Bí quyết giữ chân & tăng trưởng doanh thu
Đàm phán, xác nhận và tạo đơn hàng trên Alibaba Trade Assurance
Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình xử lý đơn hàng của Alibaba.
Đàm phán: Khách hàng có thể sẽ phán xét về giá, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), hoặc điều khoản thanh toán. Hãy linh hoạt nhưng vẫn giữ được giới hạn lợi nhuận của mình.
Sử dụng Alibaba Trade Assurance (Bảo hiểm thương mại): Đây là công cụ BẮT ĐẦU PHẢI SỬ DỤNG.
- Lợi ích cho người bán: Bảo vệ bạn trong trường hợp người mua không thanh toán đúng hạn. Tăng uy tín cho gian hàng.
- Lợi ích cho người mua: Đảm bảo nhận hàng đúng chất lượng, đúng thời gian. Nếu có chấp nhận tranh chấp, Alibaba sẽ đứng ra xử lý.
Hành động: Sau khi hai bên đã thống nhất mọi điều khoản, hãy chủ động tạo một đơn hàng Đảm bảo thương mại trên hệ thống và gửi cho người mua xác nhận và thanh toán tiền bạc. Toàn bộ giao dịch sẽ được thực hiện qua nền tảng này.
Hóa đơn Proforma (Hóa đơn chiếu – PI): Đây là một bản báo giá trang quan trọng, được xem như một bản thảo hợp đồng. Gửi PI thể hiện chuyên nghiệp và giúp hai bên có một tài liệu chính thức để xác định các tài khoản.
Lên kế hoạch và tiến trình sản xuất
Ngay sau khi nhận được tiền đổ, quy trình sản xuất bắt đầu.
- Thông báo cho bộ phận sản xuất về các yêu cầu chi tiết của đơn hàng.
- Lập một kế hoạch rõ ràng cho các cụ thể trong thời gian.
- Tiến trình cập nhật chủ động: Gửi email hoặc hình ảnh/video về quá trình sản xuất cho khách hàng định kỳ. Điều này giúp xây dựng lòng tin tuyệt đối và lựa chọn sự chuyên nghiệp của bạn.
Kiểm tra chất lượng (QC) và Đóng gói hàng hóa
Chất lượng sản phẩm là danh dự của doanh nghiệp.
Kiểm tra chất lượng (Quality Control – QC):
- Thực hiện kiểm tra chất lượng trong và sau quá trình sản xuất theo tiêu chuẩn nhất.
- Nếu khách hàng yêu cầu, hãy tạo điều kiện cho bên thứ ba (như SGS, Bureau Veritas) đến nhà xưởng để kiểm tra.
Đóng gói (Packaging):
- Đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn xuất khẩu, đảm bảo an toàn trong quá trình chuyển đổi dài ngày.
- Dán nhãn vận chuyển (dấu vận chuyển) rõ ràng trong mỗi trường hợp.
Chuẩn bị chứng từ và thực hiện thủ tục Logistics
Đây là khâu đòi hỏi sự tinh chế và chính xác tuyệt đối trong quy trình xuất khẩu của Alibaba.
Các chứng từ xuất khẩu cần thiết:
- Hóa đơn thương mại (Hóa đơn thương mại)
- đóng gói chi tiết gói hàng (Packing List)
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L cho đường biển, Airway Bill – AWB cho đường không)
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) nếu người mua yêu cầu để được hưởng ưu đãi thuế.
- Các chứng chỉ khác (Chất lượng, Kiểm tra thực phẩm, vv) tùy thuộc vào sản phẩm và thị trường.
Logistics: Liên hệ với một công ty nhận vận chuyển (Freight Forwarder) uy tín để đặt tàu/máy bay và hỗ trợ làm thủ tục hải quan.
Lời khuyên của chúng tôi: Hãy hợp tác với các đơn vị hậu cần có kinh nghiệm xử lý hàng hóa trên Alibaba. Họ sẽ tư vấn cho bạn giải pháp tối ưu và xử lý các thủ tục nhanh chóng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Xử Lý Tranh Chấp Đơn Hàng Alibaba: Bảo Vệ Quyền Lợi Của Bạn
Giao hàng và Hoàn tất thanh toán
Giao hàng: Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và hàng đã lên tàu/máy bay, bạn sẽ nhận được Vận đơn từ hãng vận chuyển.
Hoàn tất thanh toán:
- Gửi bản scan (bản nháp) của Vận đơn và các từ khác cho người mua.
- Yêu cầu họ thanh toán phần còn lại của đơn giá trị theo điều khoản nhất.
- Chỉ gửi chứng từ gốc cho người mua sau khi đã nhận được thanh toán 100%. Điều này đảm bảo bạn nắm quyền kiểm soát lô hàng cho đến khi hoàn tất giao dịch.
Một quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp của Alibaba, chặt chẽ không chỉ là một chuỗi công việc hành động chính, mà là xương sống của hoạt động kinh doanh xuất khẩu thành công. Nó là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp Việt Nam xây dựng uy tín, tạo mối mối quan hệ bền vững với khách hàng và tự leo vươn biển lớn. Bằng cách ép thủ 7 bước trên và có đồng hành động của những chuyên gia như NBT, con đường chính phục thị trường toàn cầu qua Alibaba.com của bạn sẽ trở nên dễ dàng và bền bỉ hơn bao giờ hết.
NBT – Người đồng hành đáng tin cậy trong quy trình xuất khẩu Alibaba
Việc nắm chắc lý thuyết về các bước xử lý đơn hàng là một câu chuyện, nhưng thực tế vận hành có thể phát hiện sinh vô và vấn đề phức tạp. Đó là lý do tại sao sự đồng hành của một chuyên gia là vô cùng cần thiết.
Là đối tác được Alibaba.com ủy quyền chính thức tại Việt Nam, NBT không chỉ giúp bạn xây dựng một gian hàng chuyên nghiệp mà còn tư vấn và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình vận hành, đặc biệt là khâu xử lý đơn hàng Alibaba. Chúng tôi giúp bạn chuẩn hóa quy trình, xây dựng các mẫu biểu tượng chuyên nghiệp, đào tạo đội ngũ và tư vấn xử lý các vấn đề khó khăn, đảm bảo mọi đơn hàng đều được thực hiện một cách trơn tru và hiệu quả.
Thông tin liên hệ:
- Đường dây nóng: 0984.534.028
- Email: Contact@nbtholding.com.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/Nguyenbaotintrading
- Trụ sở: Tầng 1, Tòa nhà Fafim A, Số 19 Nguyễn Trãi, Phường Khương Trung, Quận Thanh Xuân, Tp. Hà Nội, Việt Nam.
- Chi nhánh miền Nam: Số 49 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
